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운용 원리 활용법 장애요인 효과

항공우주, 자동차, 첨단산업 및 산업제조 부문의 대기업들은 매년 수조 달러에 달하는 제품들을 구매하고 있습니다. 대부분은 제조 공장에서 상품을 제조하는 데 사용되는 원자재, 부품 또는 마감재 등의 제품입니다. 50억 달러 가치의 제조회사에서 연간 총 수십만 달러의 구매 오더를 발주하는 것도 흔히 볼 수 있는 현상입니다.

기업 구매관리용 B2B 통합의 활용

구매 주기 상에서 각 주문 내역의 접수, 변경, 재 접수, 수신, 송장 발행 등을 처리하는 동안 엄청난 양의 업무가 발생합니다. 예를 들어, 구매 담당자는 공급업체가 주문 내역을 확인하였는지의 여부를 알 수 없는 경우가 종종 있기 때문에 공급업체에 전화를 걸어 주문한 수량의 제품을 제 날짜에 지정된 수령지로 발송할 수 있는지를 확인해야 합니다.

공급업체에게 팩스나 이메일 또는 전화로 주문을 하는 경우에도 문제가 발생합니다. 또한, 공급업체의 판매 부서는 판독이 어려운 데이터를 읽고, 누락된 항목에 데이터 입력하며, 또는 재고가 없는 품목 대체하기 등 자의적으로 결정을 내려야 하는 경우가 종종 발생하게 되는데, 이와 같이 주문 입력 과정에서 일어나는 “부가 가치” 활동들은 주문 이행도 저하의 원인이 될 수 있습니다.

B2B_Integration_Purchasing

따라서, EDI나 XML과 같은 B2B 통합 기술을 사용하면 많은 행정적 장애요인들을 제거할 수 있습니다. 전자 구매발주서가 신속한 처리를 위해 공급업체의 애플리케이션으로 전송됩니다. 전자 구매발주서 접수 확인이 구매자에게 전달되어 공급업체가 부분적 또는 전체 주문을 요청된 조건에 따라 이행할 수 있는지의 여부를 확인할 수도 있습니다.

소매기업 판매관리용 B2B 통합의 활용

식료품점이나 백화점 또는 대형 마트 등에서 구매하는 대부분의 제품들은 B2B 통합 시스템을 통해 주문과 결제가 처리됩니다. 구매 발주에 앞서 판매 담당자는 각 매장에 구비될 제품들을 결정해야 합니다. 그러기 위해서는 공급업체에서 공급 가능한 제품이 무엇인지 구매자가 알고 있어야 합니다.

제품 공급업체에서 제공하는 제품 목록은 연중 수시로 변경될 수 있습니다. 백화점에서 판매 담당자가 의류 제품 공급업체의 최신 카탈로그를 가지고 있지 않은 경우에는 지난해 판매 중지된 색상이나 스타일 또는 사이즈를 주문하게 될 수도 있습니다. 문제가 발견될 쯤이면 이미 주요 취급 상품 품절로 인해 수입에 차질이 생기는 불상사를 피하기 어려울 것입니다. 공급업체가 품절된 상품 대신 “대체” 상품을 발송하는 경우도 있는데, 구매업체의 요구를 충족하지 못하는 경우에는 반품이 요청될 수도 있습니다.

식료품점의 구매 부서에서 재고 관리 코드에 사용되는 가격 및 포장 구성에 대해 정확하게 알고 있지 못한 경우에도 문제가 발생합니다. 예를 들어, 구매업체가 1 용기당 가격이 1 달러인 비누를 100 팔레트 주문했습니다. 그런데 원가 비용 상승으로 인해 공급업체에서 1 용기당 비누 가격을 1.25 달러로 인상한데다가 1 팔레트에 해당하는 포장 단위를 450개가 아닌 500개로 변경했을 수 있습니다. 이 경우 구매업체는 예상했던 수량보다 더 많은 제품을 받게 될 뿐만 아니라 개당 단가도 더 높이 지불하게 됩니다. 그 결과 공급업체에게 실질적으로 지불해야 하는 금액을 계산하기 위해 구매업체와 공급업체 간에 시간소모적인 추가 업무가 발생합니다.

B2B_Integration_Merchandising

B2B 통합을 이용하면 공급업체가 자사의 다양한 제품들을 확인할 수 있는 전자 카탈로그를 구매업체의 판매 시스템으로 직접 전송할 수 있습니다. 이렇게 전자 카탈로그를 공유하는 작업을 기술적 용어로 “데이터 동기화”라고 합니다. 전자 카탈로그의 공유를 통해, 판매가 중지된 상품을 주문하거나 가격 및 포장 단위의 변경으로 인한 주문 착오의 가능성을 줄일 수 있습니다. 최신 카탈로그를 확인한 구매업체는 이제 공급업체와 전자 구매 주문을 실행할 수 있습니다.

물류창고관리용 B2B 통합의 활용

공급 체인 상에서 물류가 이동하는 동안 한 개 또는 여러 개의 물류창고를 거치게 됩니다. 소매업체는 공급업체로부터 운송된 물류를 보관하고 각 매장으로 배급할 수 있는 유통센터를 운영하며, 제조업체는 공장에서 제조가 완료된 완제품들을 보관하고 고객업체에게 배급할 수 있는 물류창고를 운영합니다.

대형 소매업체 또는 제조업체가 여러 물류창고에서 매일 수만 건의 물류를 처리하는 현상도 쉽게 볼 수 있습니다. 그렇기 때문에 물류창고를 통해 입고 및 출고되는 물류의 관리 업무를 최소화하여 비용을 절감하는 것이 매우 중요합니다. 또한, 물류창고 내에서 물류가 최대한 신속하게 이동하도록 하는 것도 중요합니다.

B2B_Integration_Warehouse

물류창고에 있는 각 상품은 소유주의 대차대조표상에서 운전 자본을 묶어 놓는 재고입니다. 입출고를 담당하는 직원들은 어떤 물류가 언제 입고되는지 알 수 없기 때문에 효율적인 물류창고 운영에 어려움을 겪기도 합니다. 다음주 목요일에 어떤 물류가 입고되는지 모르고 있는 상황에서 몇 명의 하적 인원을 필요로 할 것인지 결정할 수 있을까요? 또한, 입고 물류의 종류와 정확한 날짜를 알 수 없다면 어떤 생산라인을 준비시켜야 하는지 또는 매장에서 어떤 상품들을 홍보해야 하는지 결정하기 어렵습니다.

작업자들이 생산현장에 도착했는데 원자재가 입고되지 않아서 생산라인을 가동할 수 없다면 상당한 비용 지출이 발생할 수 있습니다. 그리고 매장에 재고가 없는 제품을 홍보한다면 고객으로부터 신뢰를 잃게 될 수도 있습니다. 이와 같은 최악의 상황을 줄이기 위해 많은 기업들이 자사 공급 체인(및 대차대조표)상에 완충재고를 비축합니다.

또 다른 기업들은 제품이 품절되는 현상을 막기 위해 할증된 화물 운임료를 지불하고 긴급하게 물량을 조달하는 경우도 있습니다. EDI와 같은 B2B 통합 기술을 사용하면 가시성과 관련한 상당수의 장애요인들을 극복할 수 있습니다. 공급업체는 사전선적통보를 자사의 물류창고 시스템에서 고객업체의 물류창고 애플리케이션으로 직접 전송할 수 있습니다. 그 결과 고객업체는 어떤 물품이 어떤 운송수단을 통해 언제 입고되는지에 대한 가시성을 확보하게 됩니다. 입출고 담당 부서에서도 작업 인력 배치 일정 및 생산 가동을 더욱 효율적으로 계획하고 완충재고량을 줄일 수 있게 됩니다.

인보이스관리용 B2B 통합의 활용

다국적 기업들은 공급업체로부터 연간 수백만 건의 인보이스를 수신합니다. 인보이스들은 원자재, 부품, 완제품과 같은 “직접재료” 구매 비용에 대한 청구이거나, 또는 전문·도급 서비스, 컴퓨터·사무용품, 유지보수관리와 같은 “간접재료” 비용에 대한 청구일 수 있습니다.

과도한 양의 문서 업무로 인해 송장처리 업무는 대기업들 사이에서 다소 비능률적인 영역으로 취급되어왔습니다. 그러나 최근 몇 년 동안 여러 국가에서 현저한 비용절감의 기회를 창출할 수 있는 전자 송장 처리에 대한 규정을 도입하였습니다.

기존에는 송장을 우편 또는 이메일로 수령했습니다. 이 경우 송장을 출력한 후 미지급금 내역서에 입력해야 합니다. 구매 지급용 송장 입력란에 “지급지 주소” 또는 “총계정원장코드”와 같은 중요한 항목이 누락된 경우에는 회계담당 직원이 누락된 정보를 입력하기 위해 공급업체에 전화를 걸어야 합니다. 송장에 상세정보가 모두 입력된 후에는 지급이 승인되기 전에 확인 절차를 거쳐야 합니다.

일반적으로 송장은 구매주문서 원본 및 물류창고 입고 내역과 대조되어야 합니다. 회계담당 직원은 실제 주문하고 수령한 물품 금액과 송장에 청구된 금액이 일치하는지 확인해야 합니다. 금액이 일치하지 않을 경우에는 구매업체와 공급업체가 함께 정확한 지급금액을 산출해야 합니다.

B2B Integration Invoice Processing

B2B 통합 기술에서는 전자 송장을 이용하여, 행정업무 처리로 인해 발생하는 비용을 현저히 감소시킬 수 있습니다. 또한, 송장을 전산상으로 구매업체의 미지급금 관리 시스템에 직접 전송할 수 있습니다. 전송된 송장은 오차 식별을 위해 자동으로 구매주문서 및 입고내역서와 대조 확인됩니다. 그리고 나서 지급 준비 전 승인 절차를 수행합니다.

이 과정이 매우 빠르게 진행되기 때문에 송장에 대한 지급이 더욱 신속히 이루어질 수 있습니다. 일반적으로 구매업체는 자사의 운전 자본 비용을 반영하기 위해 송장에 대하여 조기 지급을 하는 대신 할인을 요구할 것입니다.

지급·수금관리용 B2B 통합의 활용

대기업과 중소기업 모두 정기적으로 지급을 수행해야 합니다. 공급업체에서 공급받은 상품 및 서비스에 대한 지급도 있고, 2주 단위로 계산되는 직원 급여의 지급도 있을 것입니다. 현대에는 대부분의 회사들이 직접 지폐를 전달하기보다는 전자 이체를 통한 지급을 선호합니다. 또한, 언제 누구에게 얼마의 금액을 지급할 것인지에 대해 은행에 통보하는 절차도 전산상으로 이루어집니다.

EDI, XML 및 SWIFT 등의 B2B 통합 기술을 통해 기업들은 전산상으로 즉시 은행에 지급 지시를 전송할 수 있습니다. 은행에 지급 지시를 전달하는 데 EDI, XML 또는 SWIFT 메시지와 같은 B2B 기술을 이용하면 행정업무에 소요되는 비용을 줄이고 사기의 위험을 낮출 수 있습니다. 회사에서 당일 처리하고자 하는 미지급금 목록을 은행에 업로드 하면 은행은 다양한 경로를 통해 전산상으로 지급금액을 송금합니다. 긴급도와 중요도가 높은 지급은 전신 송금을 통해 송금되고, 긴급도와 중요도가 낮은 지급은 일반적으로 자동 결제(ACH) 시스템을 통해 처리됩니다.

B2B Integration Payments

기업들은 또한 소비자나 다른 기업체와 같은 고객업체로부터 결제금액을 수금해야 합니다. 대부분의 결제는 온라인 결제 사이트, 신용카드 또는 전신 송금을 통해 전산상으로 기업의 은행 계좌에 입금됩니다. 기업들은 당연히 어떤 결제대금이 수령되었는지 알고자 하기 때문에 이 과정에서는 은행이 매일 처리되는 수금 현황에 대한 보고서를 고객업체의 미수금 관리 팀에게 전송하는 것이 중요합니다.

이러한 은행의 보고 업무에는 다양한 B2B 통합 기술이 사용될 수 있습니다. EDI, XML, SWIFT 및 BAI와 같은 표준을 사용하면 미수금 처리 업무로 인해 발생하는 비용을 절감할 수 있습니다. 회계담당 직원이 수금된 금액을 총계정원장에 일일이 입력하는 대신 은행으로부터 전송된 파일 1개를 다운로드 하여 곧바로 회사의 미수금 관리 시스템에 업로드 할 수 있습니다.

기업 재무관리용 B2B 통합의 활용

일반적으로 규모가 큰 다국적 기업들은 전세계 100여개 국가에서 수천 개의 은행계좌를 관리하고 있습니다. 현지의 은행계좌는 각 국가에 있는 공급업체, 직원, 투자자, 퇴직자 또는 정부기관 지급용으로 사용됩니다. 현지 은행계좌들은 또한 정부와 사업체 및 소매고객으로부터 미수금을 받는 데도 사용됩니다.

기업에서 지급하는 금액보다 수금된 금액이 더 많은 날도 있습니다. 그 결과 기업에는 일일 현금 잉여가 발생하는데, 이때 재무관리가 매우 요긴하게 사용될 수 있습니다. 대부분의 경우에는 잉여분의 현금을 1일 이자부 예금 계좌에 투자하게 됩니다.

이상적으로 기업은 모든 자금을 운용하여 매일 업무 종료 시 각 계좌에 남아 있는 잔액이 없도록 관리하려고 할 것입니다. 수금된 금액보다 지급한 금액이 더 많은 날도 있습니다. 그 결과 기업에는 일일 현금 적자가 발생하는데, 이때 재무관리에서 자금을 지원해야 합니다. 재무담당자가 잠재적 현금 적자를 더욱 신속히 감지하면 할수록 자금을 융통(대체로 더 낮은 조달 비용으로)할 수 있는 더 많은 시간이 확보됩니다. 현금 잉여 또는 현금 적자를 감지하기 위해서는 각 은행계좌로부터 정확한 잔액 정보가 입수되어야 합니다.

B2B Integration Treasury

기존에는 재무담당자들이 웹, 전화, 팩스, 이메일을 이용하여 각 은행으로부터 정보를 수집하였습니다. 그러나 수작업으로 이루어지는 데이터 수집 과정은 시간이 많이 소요되고, 적절한 투자 및 자금 조달 결정에 필요한 정보 수집의 속도 또한 저하시킬 수 있습니다. B2B 통합 기술은 기업의 재무 부서가 각 은행으로부터 계좌 잔액 정보를 공급받을 수 있도록 합니다. 계좌 잔액 정보는 자동으로 현금 유동성을 예측하는 Treasury Workstation(재무관리 워크스테이션) 애플리케이션에 전자상으로 즉시 공급될 수 있습니다. XML 및 SWIFT와 같은 통합 표준을 통해 업무시간 이내 및 업무시간 종료 시의 잔액 정보가 모두 수집될 수 있습니다.

OpenText Business Network 연락처
+82 2 2185 1000
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